ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 декабря 2000 г. N 190
О МЕТОДИЧЕСКОМ ПОСОБИИ В ПОМОЩЬ СЕКРЕТАРЯМ ОКРУЖНЫХ,
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ И УЧАСТКОВЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ
Избирательная комиссия Амурской области постановляет:
Одобрить методическое пособие в помощь секретарям окружных,
территориальных и участковых избирательных комиссий.
Председатель
избирательной комиссии
Амурской области
А.И.КУЦОНОЖКО
Секретарь
избирательной комиссии
Амурской области
В.Д.ЛЕБЕДЕВ
Приложение
к постановлению
избирательной комиссии
Амурской области
от 29 декабря 2000 г. N 190
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
Выборы Главы Администрации Амурской области и
депутатов Амурского областного Совета народных депутатов
25 марта 2001 года
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
в помощь секретарям окружных, территориальных
и участковых избирательных комиссий
I. Оформление и выпуск документов, рассмотренных на заседаниях
избирательной комиссии
Принимаемые избирательной комиссией решения оформляются
постановлениями избирательной комиссии или решениями на отдельных
листах от текста протокола заседания комиссии.
Материалы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии,
подлежат дальнейшему оформлению для подписания, выпуска и
рассылки.
Постановления (решения) избирательной комиссии подписываются
председателем и секретарем избирательной комиссии.
Постановления (решения) избирательной комиссии регистрируются в
специальном журнале, им присваиваются порядковые номера. Нумерация
постановлений осуществляется в хронологической последовательности
в пределах срока полномочий избирательной комиссии.
После тиражирования в соответствии со списком рассылки на
каждом экземпляре проставляется печать избирательной комиссии.
Постановления (решения), исполненные на персональной электронно-
вычислительной машине (ПЭВМ), должны иметь наименование файла и
сохраняться в машиночитаемом виде для дальнейшего использования с
применением компьютерных средств.
Оформление протоколов заседаний избирательной комиссии
Заседания избирательной комиссии оформляются в виде протокола.
Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из
двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя
(председательствующего), заместителя председателя, секретаря и
членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного
голоса, работников аппарата комиссии. В вводной части указываются
также фамилии и инициалы приглашенных на заседание представителей
избирательных объединений, избирательных блоков, сторонних
организаций и средств массовой информации.
В случае, если на заседание приглашается большое число
представителей сторонних организаций, средств массовой информации
и работников аппарата, их фамилии перечисляются в прилагаемом к
протоколу списке.
В основной части протокола указываются: повестка дня, название
вопроса повестки дня, перечисляются фамилии и инициалы выступивших
при обсуждении, констатируется решение избирательной комиссии по
обсуждаемой проблеме, фиксируются итоги голосования.
К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры
постановлений (решений).
Протокол заседания подписывается председательствующим на
заседании и секретарем избирательной комиссии.
Протоколам заседаний избирательной комиссии присваиваются
порядковые номера в пределах срока полномочий избирательной
комиссии.
Протокол заседания оформляется в срок, установленный
Регламентом избирательной комиссии.
Протоколы заседаний избирательной комиссии вместе с
постановлениями (решениями) хранятся отдельно от других
документов.
II. Порядок оформления распоряжения председателя избирательной
комиссии
Текст распоряжения председателя избирательной комиссии состоит,
как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В
констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий. Если основанием издания распоряжения является
законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то
в констатирующей части указываются его название, дата, номер.
В пунктах распорядительной части указываются конкретные
действия, сроки и исполнители. В последнем пункте называется
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
распоряжения в целом.
Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее
изданные распоряжения или их отдельные пункты, то это
оговаривается в тексте распоряжения.
Распоряжение председателя избирательной комиссии печатается на
бланках установленной формы.
Проект распоряжения должен быть завизирован исполнителем. Если
в распоряжении затронуты вопросы финансового характера, то
необходима виза главного бухгалтера избирательной комиссии.
Визы проставляются на обратной стороне последнего листа проекта
распоряжения.
Распоряжения подписывает председатель, а в его отсутствие -
заместитель председателя избирательной комиссии.
Распоряжения председателя избирательной комиссии регистрируются
и формируются в дела в соответствии с номенклатурой.
Прием, регистрация и прохождение документов
Вся поступающая в избирательную комиссию корреспонденция
принимается и регистрируется в день поступления работником,
ответственным за ведение делопроизводства, или секретарем
комиссии.
Входящие документы регистрируются в специальном журнале учета
документов. На документах проставляется штамп с указанием даты
поступления и входящего номера. На приложениях указывается
входящий номер документа, к которому они относятся.
Постановления и иные документы Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, областной, окружной
(территориальной) избирательных комиссий регистрируются и хранятся
отдельно от других документов.
Регистрируется документ в день поступления, после этого
представляется председателю избирательной комиссии либо, в его
отсутствие, заместителю председателя.
Представленные документы возвращаются работнику, ответственному
за ведение делопроизводства, для переноса резолюции председателя
избирательной комиссии (его заместителя), после чего документы
направляются на исполнение в соответствии с резолюцией.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства в
избирательной комиссии, организует контроль за сроками их
исполнения, информирует председателя комиссии о выполнении
поручений.
Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело
председателем избирательной комиссии (его заместителем) и
передаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства,
для подшивки в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел комиссии.
Постановления и другие документы Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, областной избирательной комиссии
доводятся до сведения всех членов избирательной комиссии.
Оформление и отправка исходящей документации
Исходящие документы избирательной комиссии оформляются на
соответствующих бланках и подписываются председателем
избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместителем
председателя либо секретарем комиссии. В состав подписи входят
наименование должности лица, подписывающего документ, личная
подпись и ее расшифровка. Не допускается подписывать документы с
предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием
должности.
При оформлении ответных документов (писем) следует приводить
ссылку на номер и дату документа (письма), на который дается
ответ.
В исходящих из избирательной комиссии документах названия
учреждений и организаций пишутся в именительном падеже.
В документах, направляемых конкретному лицу, указывается его
должность, фамилия (в дательном падеже) и инициалы.
Адрес печатается в правом верхнем углу документа.
Документы, исполненные на ПЭВМ, должны иметь наименования
файла.
Подписанные документы вместе с копиями, завизированными
исполнителями, передаются на отправку работнику, ответственному за
ведение делопроизводства избирательной комиссии. На документах
проставляется исходящий номер, который состоит из индекса дела по
номенклатуре и, через дробь, порядкового номера документа, а также
даты подписания.
Исходящий номер указывается также на копии документа, которая
остается в комиссии.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства
избирательной комиссии, ведет учет количества отправляемой
корреспонденции в специальном журнале.
Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи,
электронной почте, также регистрируются.
Подлинники документов, переданных по каналам факсимильной
связи, электронной почте с отметкой о времени отправки, хранятся в
деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан
Поступившие в избирательную комиссию обращения граждан
регистрируются в день поступления работником, ответственным за
ведение делопроизводства, с использованием ПЭВМ или в специальном
журнале учета писем и заявлений граждан и рассматриваются в
течение 5 дней со дня поступления.
На обращениях граждан проставляется регистрационный штамп,
состоящий из порядкового номера письма и даты поступления. Если
письмо поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру
письма через дробь проставляется буква "к".
После регистрации обращения граждан докладываются председателю
избирательной комиссии либо, в его отсутствие, заместителю
председателя. После доклада в соответствии с резолюцией они
передаются исполнителям для рассмотрения.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все
поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, авторам дан
ответ в письменной или устной форме.
В случае если автору дан устный ответ, в справке или
регистрационной карточке делается соответствующая отметка.
Исполненные письма граждан подшиваются в дела вместе с копией
ответа, завизированной исполнителем.
III. Организация контроля за исполнением документов
Контролю за исполнением документов подлежат постановления
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации,
постановления областной, окружной (территориальной) избирательной
комиссии, распоряжения председателя избирательной комиссии,
поручения председателя территориальной, участковой избирательной
комиссии, его заместителя, секретаря избирательной комиссии,
наиболее важные входящие и исходящие документы, письма граждан.
Ответственность за состояние работы по исполнению документов
возлагается на секретаря избирательной комиссии. Контроль за
сроками рассмотрения документов осуществляется работником,
ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии.
Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии с
действующим законодательством и исчисляются со дня его
регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
Если во входящем документе указан срок, к которому
предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен
соблюдаться.
Срок исполнения документа может быть продлен только
председателем избирательной комиссии, его заместителем, секретарем
избирательной комиссии. Продление срока исполнения должно быть
оформлено не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения
документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность
соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается
не исполненным в срок.
На каждый контрольный документ распечатывается контрольная
карточка, копия которой вместе с документом направляется
исполнителю.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены все
поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Если об
исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения
делается на самом документе и контрольной карточке.
После исполнения документы снимаются с контроля.
Снять документ с контроля может только то должностное лицо,
которое поставило его на контроль, при этом на документе и в
карточке делается отметка о снятии с контроля.
Примерный перечень дел
окружной и территориальной избирательных комиссий по выборам
Главы Администрации Амурской области и депутатов Амурского
областного Совета народных депутатов
1. Журнал регистрации входящих и исходящих документов.
2. Дело с жалобами, заявлениями участников избирательного
процесса.
3. Дело с протоколами заседаний комиссии и решениями комиссии.
4. Дело о формировании комиссии (решение о назначении выборов,
о формировании комиссии, о выборах председателя, заместителя и
секретаря комиссии).
5. Дело с образцами материалов по агитации.
6. Дело с документами кандидатов.
7. Дело с протоколами об итогах голосования.
8. Журнал регистрации принятых решений.
9. Журнал регистрации распоряжений председателя избирательной
комиссии.
10. Дело с распоряжениями председателя комиссии.
Приложение N 1
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
избирательной комиссии
______________________
____________ 1996 года
Номенклатура дел
избирательной комиссии
________________________________
на год
------T---------T----------------T------T--------T---------------¬
¦N ¦Индекс ¦Заголовок дела ¦Срок ¦Номер ¦Примечание ¦
¦п/п ¦дела ¦ ¦хране-¦статьи ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ния ¦по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+-----+---------+----------------+------+--------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----+---------+----------------+------+--------+---------------+
¦1. ¦1.1. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2. ¦1.2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦3. ¦1.3. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+---------+----------------+------+--------+----------------
Секретарь избирательной
комиссии П.П.Петров
Приложение N 2
Проект
Повестка дня
заседания избирательной комиссии
___________________________
11 июня 1996 года
Начало заседания в 15 часов
1. О плане работы избирательной комиссии ____________________
на второе полугодие 20__ года.
Михайлов член избирательной
Михаил Михайлович комиссии _________________
2.
3.
Секретарь избирательной
комиссии П.П.Петров
Приложение N 3
Проект
Список приглашенных на заседание
избирательной комиссии __________
по вопросу " ... "
" " __________ 20__ года
1. Сергеев - главный редактор газеты "Колос"
Сергей Сергеевич
2.
3.
(Виза исполнителя)
Согласовано:
Секретарь избирательной
комиссии П.П.Петров
Приложение N 4
Утверждаю
Секретарь
избирательной комиссии
_________________
П.П.Петров
СПИСОК
должностных лиц (организаций), которым направляется
постановление (решение) избирательной комиссии _______________
N _____ от " " _____ 20__ г.
------T-----------------------T-----------------T----------------¬
¦ ¦Наименование органа ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦ ¦ (организации), ФИО ¦ экземпляров ¦ ¦
¦ ¦ получателя, адрес ¦ ¦ ¦
+-----+-----------------------+-----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+-----------------------+-----------------+-----------------
Исполнитель _______________________
"__" _____________ 20 __ г.
Приложение N 5
ЖУРНАЛ
регистрации постановлений (решений) избирательной
комиссии _______________________
-----T---------T------T--------------T-----T-------T-------T-----¬
¦N ¦Регистра-¦Дата ¦Название ¦Коли-¦Коли- ¦Испол- ¦Дата ¦
¦п/п ¦ционный ¦приня-¦постановления ¦чест-¦чество ¦нитель ¦рас- ¦
¦ ¦номер ¦тия ¦ ¦во ¦прило- ¦ ¦сылки¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦лис- ¦жений ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------+------+--------------+-----+-------+-------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L----+---------+------+--------------+-----+-------+-------+------
Приложение N 6
ПРОТОКОЛ N __
ЗАСЕДАНИЯ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
_________________________
"__" _______ 20__ года
Председательствовал: Председатель избирательной
комиссии _________ И.И.Иванов
Присутствовали:
Заместитель председателя С.С. Сергеев
избирательной комиссии
_______________
Секретарь избирательной П.П. Петров
комиссии _______________
Члены избирательной С.П. Сидоров,
комиссии _______________ В.П. Федоров
с правом решающего голоса:
Члены избирательной Н.И. Николаев
комиссии ________________ Г.В. Павлов
с правом совещательного голоса:
Работники аппарата
избирательной комиссии А.П. Волков
_________________________ И.М. Соколов
Приглашенные на заседание Ф.И. Чирков
избирательной комиссии М.Г. Архипов
__________________________
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. О плане работы избирательной комиссии ________ на второе
полугодие 20__ года.
2.
3.
I.
О плане работы избирательной комиссии __________________ на
второе полугодие 1996 года
(М.М. Михайлов, С.С. Сергеев, И.И. Иванов)
Избирательная комиссия ________________ постановила (решила):
Принять прилагаемое постановление (решение) избирательной
комиссии _________ "О плане работы избирательной комиссии
_____________ на второе полугодие 20___ года" (принимается
единогласно) (принимается голосованием: "за" - 12, "против" - 2).
II.
III.
Председатель избирательной
комиссии _____________ И.И.Иванов
Секретарь избирательной комиссии
______________________ П.П.Петров
|
