ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 декабря 2002 г. N 1120-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО
УЧЕТУ ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА
Во исполнение Постановления Главы Администрации области от 15
июля 1999 г. N 414 "Об организации учета областного имущества и о
реестре государственной собственности Амурской области":
1. Утвердить прилагаемые Правила ведения документации по учету
областного имущества.
2. Заместителю Главы Администрации области - председателю
комитета администрации области по управлению государственным
имуществом Амурской области В.В.Терехову обеспечить ведение
документации по учету областного имущества в соответствии с
вышеназванными Правилами.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за
собой.
Глава Администрации
Амурской области
Л.В.КОРОТКОВ
Приложение
к распоряжению
Главы Администрации
Амурской области
от 11 декабря 2002 г. N 1120-р
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок ведения
документации по учету областного имущества, возложенного на
комитет администрации области по управлению государственным
имуществом Амурской области (далее - комитет) Положением об учете
областного имущества и ведении реестра областного имущества (далее
- Положение), утвержденным постановлением Главы Администрации
области от 15 июля 1999 г. N 414 "Об организации учета областного
имущества и о реестре государственной собственности Амурской
области".
2. К документации по учету областного имущества относятся:
журнал учета заявлений на получение свидетельства о внесении в
реестр областного имущества (далее - журнал учета заявлений);
карточка учета поступивших бланков свидетельства о внесении в
реестр областного имущества (далее - карточка учета бланков);
журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр
областного имущества (далее - журнал учета свидетельств);
журнал учета информации об областном имуществе, предоставляемой
заинтересованным лицам (далее - журнал учета информации);
дела документов по учету областного имущества, имеющегося у
юридических лиц (далее - дела документов).
3. Ведение документации, указанной в пункте 2 настоящих Правил,
выполняется в отделах комитета, которые осуществляют учет
областного имущества.
4. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельств
осуществляется в соответствии с Правилами учета, использования и
хранения бланков свидетельства о внесении в реестр областного
имущества, утвержденными распоряжением Главы Администрации области
от 12 ноября 2002 г. N 986-р.
5. Ведение журнала учета заявлений и журнала учета информации
осуществляется на магнитных либо бумажных носителях (по усмотрению
комитета).
В случае ведения журналов на магнитных носителях должны быть
обеспечены сохранность информации и ограничение доступа к ней,
страховочное копирование и ежегодная распечатка журналов с
передачей их в архив комитета.
В случае ведения журналов на бумажных носителях их листы должны
быть пронумерованы, прошиты и опечатаны.
6. Координацию работ по выполнению настоящих Правил
осуществляет председатель комитета.
II. ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА УЧЕТА ЗАЯВЛЕНИЙ НА ПОЛУЧЕНИЕ
СВИДЕТЕЛЬСТВА О ВНЕСЕНИИ В РЕЕСТР
ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА
1. Журнал учета заявлений (приложение N 1) предназначен для
внесения записей о заявлениях после их регистрации подразделением
комитета, отвечающим за делопроизводство, в соответствии с пунктом
8 Положения.
2. Порядковый номер записи в журнале учета заявлений
указывается в графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в
порядке поступления заявлений в комитет. Одна запись в журнале
соответствует одному заявлению юридического лица (заявителя).
В случае заполнения всех листов журнала учета заявлений (при
его ведении на бумажных носителях) открываются его продолжения 1,
2 и т.д. При этом порядковый номер записи не прерывается.
3. В графе "Дата приема" проставляется дата приема
(поступления) заявления в подразделение комитета, осуществляющего
учет областного имущества.
4. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации
заявления подразделением комитета, отвечающим за делопроизводство.
5. В графе "Заявление" указываются дата и номер заявления, а
также количество листов карты учета, включающей перечень объектов
недвижимости, и копий документов, являющихся неотъемлемым
приложением к заявлению (пункт 7 Положения).
6. В графе "Заявитель" указывается полное наименование
юридического лица.
В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и телефон
лица, непосредственно представившего заявление, и почтовый адрес
заявителя, по которому комитет может связаться с заявителем (если
он не указан в заявлении и прилагаемых к нему документах при их
непосредственном представлении).
7. В графе "Заявление принял" указываются фамилия и инициалы
должностного лица, принявшего заявление к исполнению, и ставится
его подпись (в случае ведения журнала учета заявлений на бумажных
носителях).
8. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результате
рассмотрения заявления (решение о выдаче свидетельства о внесении
в реестр областного имущества, отказ в его выдаче или отказ с
присвоением объекту учета временного реестрового номера). В данной
графе также указываются временный реестровый номер и (или)
реестровый номер и даты их присвоения.
9. В графе "Примечания" делаются отметки о направлении
извещений о приостановлении учета областного имущества, письменной
информации об исправлении технических ошибок в записях, допущенных
при учете, и т.д.
III. ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА УЧЕТА ИНФОРМАЦИИ ОБ
ОБЛАСТНОМ ИМУЩЕСТВЕ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ
ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ ЛИЦАМ
1. Журнал учета информации (приложение N 2) предназначен для
учета запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов
выдачи информации комитетом в соответствии с разделом IV
Положения.
2. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившего
запроса (заявления) о предоставлении информации.
3. В графе "Дата приема" проставляется дата поступления запроса
(заявления) в подразделение комитета, осуществляющего учет
областного имущества.
4. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации
запроса (заявления) подразделением комитета, отвечающим за
делопроизводство.
5. В графе "Запрос" указываются дата и номер запроса
(заявления).
6. В графе "Лицо, направившее запрос" указывается: для
физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность
документ и его реквизиты; для юридического лица - его полное
наименование, документы, подтверждающие регистрацию данного
юридического лица и полномочия его представителя. В эту же графу
вносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением),
указанный в запросе (заявлении) или названный заявителем лично.
7. В графе "Краткое содержание запроса" указываются сведения,
за которыми на основании пункта 19 Положения обратилось
заинтересованное лицо, а также реестровые номера (в т.ч.
временные) юридических лиц, в отношении имущества которых сделан
запрос.
8. В графе "Запрос принял" указываются фамилия и инициалы
должностного лица, принявшего запрос (заявление) к исполнению, и
ставится его подпись (в случае ведения журнала учета информации на
бумажных носителях).
9. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и
исходящий номер документа, содержащего запрошенные сведения или
отказ в выдаче таковых. В этой же графе делается отметка о
представлении документа, подтверждающего внесение платы за
предоставление информации. Если информация в соответствии с
разделом IV Положения должна быть предоставлена бесплатно,
делается отметка "бесплатно".
10. В графе "Получатель" указываются фамилия, инициалы и
подпись лица, непосредственно получившего выданный документ. В
иных случаях указываются адрес лица, которому направлен документ,
а также его фамилия и инициалы (для физического лица) или
наименование (для юридического лица).
IV. ВЕДЕНИЕ ДЕЛ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ ОБЛАСТНОГО
ИМУЩЕСТВА, ИМЕЮЩЕГОСЯ У ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
1. Дело документов (приложение N 3) открывается на каждое
юридическое лицо, представившее заявление на получение
свидетельства о внесении в реестр областного имущества. В дело
помещаются все документы, поступающие для учета областного
имущества, имеющегося у юридического лица (заявителя).
В дело также помещаются иные документы, предусмотренные
Положением и Правилами учета, использования и хранения бланков
свидетельства о внесении в реестр областного имущества.
2. Дело документов идентифицируется порядковым номером записи
заявления в журнале учета заявлений и через символ "/" временным
реестровым номером и (или) реестровым номером. Номер дела
указывается на его титульном листе.
На титульном листе дела дополнительно может указываться адрес
юридического лица (заявителя).
3. Документы в деле хранятся в порядке их поступления.
4. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которой
для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле,
дата приема (поступления), наименование и реквизиты (дата и
входящий или исходящий номер), количество листов, фамилия,
инициалы и подпись должностного лица, принявшего документ к
исполнению или исполнившего его.
5. При накапливании в одном деле большого количества документов
допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе
тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов
должна соответствовать фактически находящимся в томе документам.
6. Дело документов закрывается в случае изменения формы
собственности объекта учета, прекращения статуса юридического лица
заявителя либо его ликвидации. На титульном листе последнего тома
закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с
указанием реестровых номеров объектов учета, образованных с учетом
прежнего объекта учета (его частей).
На титульных листах открытых или вновь открываемых дел
документов в отношении объектов учета, образованных с учетом
прежнего объекта учета (его частей), к номерам дел в скобках
добавляются ссылки на временный реестровый номер или реестровый
номер ранее существовавшего объекта учета.
7. Закрытое дело сдается в архив комитета.
V. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Проверка ведения документации по учету областного имущества
проводится не реже одного раза в год комиссиями, создаваемыми по
распоряжению председателя комитета. О проведенных проверках
делаются отметки в журналах. Обнаруженные нарушения доводятся до
сведения руководителя, утвердившего комиссию.
2. В рамках координации работ по выполнению настоящих Правил
областной Совет народных депутатов вправе проводить проверку
комитета.
Приложение N 1
к Правилам
_____________________________________________________
(полное наименование комитета)
______________________________________________________
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ЗАЯВЛЕНИЙ НА ПОЛУЧЕНИЕ СВИДЕТЕЛЬСТВА О ВНЕСЕНИИ
В РЕЕСТР ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА
начало "____" _________ 19___ г.
окончание "____" _________ 19___ г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________
(Ф.И.О.)
с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________
(Ф.И.О.)
На ____ лист.
Срок хранения: постоянно
----T------T----------T------------------------T------T------T--------T----------¬
¦N ¦Дата ¦Входящий ¦Заявление ¦Заяви-¦Заяв- ¦Принятое¦Примечания¦
¦п/п¦приема+----T-----+----T-----T-------------+тель ¦ление ¦решение ¦ ¦
¦ ¦ ¦Дата¦Номер¦Дата¦Номер¦Приложение ¦ ¦принял¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------T------+ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Карта ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учета ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на ¦ментов¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(_ л.)¦на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(_ л.)¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+----+-----+----+-----+------+------+------+------+--------+----------+
¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦9 ¦10 ¦11 ¦12 ¦
L---+------+----+-----+----+-----+------+------+------+------+--------+-----------
Приложение N 2
к Правилам
__________________________________________________
(полное наименование комитета)
___________________________________________________
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ИНФОРМАЦИИ ОБ ОБЛАСТНОМ ИМУЩЕСТВЕ,
ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ ЛИЦАМ
начало "____" _________ 19___ г.
окончание "____" _________ 19___ г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________
(Ф.И.О.)
с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________
(Ф.И.О.)
На ____ лист.
Срок хранения: постоянно
----T------T----------T----------T-----------T-------------T------T--------T-------¬
¦N ¦Дата ¦Входящий ¦Запрос ¦Лицо, ¦Краткое ¦Запрос¦Резуль- ¦Получа-¦
¦п/п¦приема+----T-----+----T-----+направившее¦содержание ¦принял¦тат ¦тель ¦
¦ ¦ ¦Дата¦Номер¦Дата¦Номер¦запрос ¦запроса ¦ ¦рассмот-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------T------+ ¦рения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сведе-¦Реест-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦ровые ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номера¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+----+-----+----+-----+-----------+------+------+------+--------+-------+
¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦9 ¦10 ¦11 ¦12 ¦
L---+------+----+-----+----+-----+-----------+------+------+------+--------+--------
Приложение N 3
к Правилам
__________________________________________________
(полное наименование комитета)
__________________________________________________
ДЕЛО N ____
(ТОМ N ____)
ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА, ИМЕЮЩЕГОСЯ
У _________________________________________
(полное наименование юридического лица)
начало "____" _________ 19___ г.
окончание "____" _________ 19___ г.
Лицо, ответственное за ведение дела:
с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________
(Ф.И.О.)
с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________
(Ф.И.О.)
На ____ лист.
Срок хранения: постоянно
|
