ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 8 сентября 1999 г. N 15
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановления Избирательной комиссии Амурской области
от 18.05.2000 N 126)
Рассмотрев во втором чтении проект инструкцию по
делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области,
избирательная комиссия Амурской области постановляет:
Инструкцию по делопроизводству утвердить (приложение).
Председатель
избирательной комиссии
Амурской области
А.И.КУЦОНОЖКО
Секретарь
избирательной комиссии
Амурской области
В.Д.ЛЕБЕДЕВ
Приложение
к постановлению
избирательной комиссии
Амурской области
от 8 сентября 1999 г. N 15
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему
делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила
их подготовки и оформления в избирательной комиссии Амурской
области (далее - Комиссия).
Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом "Об
основных гарантиях избирательных прав и права на участие в
референдуме граждан Российской Федерации", "Основами
законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской
Федерации и архивах" инструкциями по делопроизводству, Регламентом
избирательной комиссии Амурской области, Положением об Аппарате
избирательной комиссии Амурской области (далее - Аппарат
Комиссии), а также Основными положениями Государственной системы
документационного обеспечения управления.
1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
настоящей Инструкцией, обязательны для членов Комиссии и
работников Аппарата Комиссии.
1.3. В случаях ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни,
увольнения исполнителя документов, неисполненные документы
передаются другому исполнителю с внесением соответствующей записи
в журнале регистрации входящих документов.
1.4. Об утрате документа исполнитель немедленно докладывает
секретарю комиссии, председатель назначает служебное
расследование.
1.5. Председатель комиссии определяет ответственного за ведение
делопроизводства работника, который обеспечивает учет и
прохождение документов в установленные сроки, информирует
секретаря комиссии о состоянии их исполнения, организует справочно-
информационную работу в комиссии, готовит проект номенклатуры дел
комиссии, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой
дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в
областной архив, выдает работникам документы и дела, контролирует
их возврат, знакомит работников с нормативными и методическими
документами по делопроизводству, готовит заявки на изготовление
печатей и штампов, бланков, на получение средств организационной
техники, канцелярских товаров.
1.6. В настоящей Инструкции используются следующие термины:
автоматизированная система "Делопроизводство" (далее - АСД) -
комплекс программно-технических средств, предназначенный для
автоматизации делопроизводства и документационного обеспечения
управленческой деятельности Комиссии;
бланк документа - лист бумаги формата А4 с постоянными
реквизитами;
внутренний документ - документ, подготовленный в Комиссии
(структурном подразделении Аппарата Комиссии), не выходящий за
пределы Комиссии (структурного подразделения Аппарата Комиссии);
входящий документ - документ, поступивший в Комиссию;
дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному
вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - организация работы с документами Комиссии в
процессе осуществления ею своих функций;
документ - информация, зафиксированная на фото-, кино-, видео-
и аудиопленках, бумажном, машинном или другом носителях и имеющая
реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие
документы;
исходящий документ - документ, отправляемый из Комиссии за
подписью должностного лица;
копия документа - точное воспроизведение подлинника документа,
при необходимости заверенное в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов,
рассчитанных на постоянное или многократное действие и
устанавливающих какие-либо нормы, правила, предписания;
ответственный за исполнение - лицо, указанное в резолюции
руководства Комиссии первым;
письмо - обобщенное название различных по содержанию
документов, служащих средством общения между учреждениями;
подлинник документа - оригинал документа;
поручение - документ организационно-распорядительного
характера, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа - фиксация фактов создания, принятия либо
получения документов с присвоением им порядковых номеров и записью
сведений о них;
резолюция - указание руководителя или иного должностного лица
по организации исполнения документа или поручения;
реквизит документа - обязательный элемент, присущий
определенному виду документа;
соисполнители - другие лица, указанные в резолюции руководства
Комиссии после ответственного за исполнение;
учет документов - фиксация факта получения документов без
проставления на них регистрационных штампов.
II. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
2.1. Прием поступающей корреспонденции осуществляется
секретарем комиссии. Регистрация поступающей в Комиссию
корреспонденции производится ведущим специалистом комиссии. После
чего корреспонденция передается секретарю комиссии для доклада
председателю комиссии. Возвращенная секретарю комиссии
корреспонденция передается ведущему специалисту комиссии для
ознакомления и работы исполнителя согласно наложенной
председателем комиссии резолюции.
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность
адресования, комплектность и целостность документов, наличие
приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам,
указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно
вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются
отправителю.
2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие
документов или их отдельных листов, приложений, повреждение
документов или несоответствие номеров документов номерам,
указанным на конверте, секретарем комиссии составляется акт в двух
экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой
приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в
правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в
поврежденном виде".
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если
только по ним можно установить адрес отправителя, даты отправки и
получения документов.
2.5. Поступившие документы учитываются, регистрируются и
вносятся в журнал регистрации.
2.6. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу
и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
2.7. При регистрации поступившего документа заполняются
реквизиты, предусмотренные в журнале регистрации входящих
документов.
На оборотной стороне первого листа зарегистрированного
документа проставляется регистрационный штамп с указанием
входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество
листов основного документа и количество листов приложения. На
приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно
относится.
Документы, адресованные членам Комиссии, регистрируются в
установленном порядке, докладываются председателю Комиссии, а
копия одновременно передается адресату; после доклада документы
передаются исполнителям согласно резолюции.
2.8. Копии федеральных законов, актов палат Федерального
Собрания Российской Федерации, актов Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации направляются
председателю, заместителю председателя, секретарю Комиссии, членам
Комиссии в соответствии со Списком рассылки (приложение 2 не
приводится).
2.9. Подлинник документа передается ответственному за
исполнение документа, а копии - соисполнителям. Ответственный за
исполнение документа организует исполнение документа в
установленный срок. Соисполнители документа по требованию
ответственного за исполнение документа представляют все
необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность
за своевременную и качественную подготовку документов.
Подлинник документа, который был направлен члену Комиссии,
после ознакомления или исполнения передается членом Комиссии
ведущему специалисту для определения в дело.
2.10. Передача документов от одного сотрудника аппарата или
члена комиссии к другому осуществляется только после внесения
соответствующей записи в журнале входящих документов.
III. РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА
3.1. Документированная информация с ограниченным доступом в
соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации
и защите информации" подразделяется на информацию, отнесенную к
государственной тайне, и конфиденциальную.
3.2. Работа с информацией, отнесенной к государственной тайне,
осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О
государственной тайне" и ее порядок определяется специальной
инструкцией.
3.3. Документированная конфиденциальная информация, исходя из
сложившейся практики, может иметь грифы "Для служебного
пользования" и "Конфиденциально"*.
*)----------------------------
Далее - работа с документами с грифом "Для служебного
пользования"
3.4. Работа с документами с грифом "Для служебного пользования"
осуществляется в порядке, установленном для несекретных
документов.
3.5. Копирование (тиражирование) документов с грифом "Для
служебного пользования" производится только с письменного
разрешения председателя комиссии или его заместителя, при этом
осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.
3.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются
членам Комиссии и работникам Аппарата Комиссии под расписку.
3.7. Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в
закрывающихся шкафах.
3.8. Запрещается передавать документы с грифом "Для служебного
пользования" по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи и
по факсу.
3.9. На лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу
последнего листа документа с грифом "Для служебного пользования"
проставляются: количество отпечатанных экземпляров, фамилия
исполнителя и номер его служебного телефона.
3.10. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом "Для
служебного пользования", утративших свое практическое значение и
не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту
(приложение 13 не приводится). В учетных формах делается отметка
об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
3.11. В случае утраты документов или изданий с грифом "Для
служебного пользования" либо разглашения этой информации ведущий
специалист информирует об этом секретаря комиссии и проводит
служебное расследование, о результатах которого докладывает
председателю комиссии. На утраченные дела, документы и издания с
грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании
которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
3.12. Ведущий специалист не реже одного раза в год проводит
проверку наличия документов, дел и изданий с грифом "Для
служебного пользования". Результаты проверки оформляются актом,
утверждаемым секретарем комиссии.
IV. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ
4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть
аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в них информации.
При оформлении ответных документов (писем) следует ссылаться на
номер и дату документа (письма), на который дается ответ.
Документы должны быть завизированы ответственными за исполнение
документов, соисполнителями. Виза проставляется на нижнем поле
лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы
(приложение 3 не приводится).
В Комиссии установлены следующие виды бланков:
общий бланк (для подготовки любого вида документа, кроме
письма);
бланк письма;
бланк постановления Комиссии;
бланк протокола заседания Комиссии;
бланк выписки из протокола заседания Комиссии;
бланк распоряжения председателя Комиссии.
4.3. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом
верхнем углу.
Документы адресуют в организации, должностным лицам или
гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и
структурного подразделения указываются в именительном падеже
(например: аппарат Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, правовое управление).
Если документ адресуется должностному лицу, наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются после
фамилии, например:
Институт законодательства и
сравнительного правоведения при
Правительстве Российской Федерации
заведующему отделом
Петрову П.П.
Если документ адресуется руководителю организации или его
заместителю, наименование организации должно входить в
наименование должности адресата, например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
Иванову И.И.
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее
наименование, затем почтовый адрес в последовательности,
установленной почтовыми правилами, например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
100000, г.Москва, Б.Черкасский пер., д.5
На документах, адресованных федеральным государственным
органам, органам государственной власти области, территориальным и
окружным избирательным комиссиям, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных
государственных органов или организаций, их следует указывать
обобщенно, например:
Председателям территориальных избирательных
комиссий Амурской области
Текст документа не должен содержать больше четырех адресатов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не
пишется.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки, который подписывается секретарем
комиссии, а на каждом экземпляре документа указывается только один
адрес.
При адресовании документа частному лицу вначале указывается
почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:
112145, Москва, ул.Полярная, дом
45, кв.5
Иванову И.И.
4.4. Реквизит "Заголовок к тексту". Этот реквизит составляется,
как правило, ко всем документам, за исключением поручений,
телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание
документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных
в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О
приеме...").
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа
по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
4.5. Реквизит "Резолюция". Этот реквизит пишется на отдельном
листе (приложение 4 не приводится), приложенном к документу, или
на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей,
содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
Иванову И.И.
Петрову П.П.
Прошу подготовить проект письма
к 21 февраля 2000 года
Личная подпись
6 февраля 2000 года
Как правило, на документе ставится только одна резолюция.
4.6. Реквизит "Текст документа". Текст документа, как правило,
должен состоять из двух частей. В первой части указываются
причины, основания, цели составления документа, во второй -
решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например,
распоряжение - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или ранее изданных документов, обязательно
указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации - автора документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы
и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
4.7. Реквизит "Подпись". На каждом документе ставится подпись и
указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности
лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее
расшифровка.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица. Не допускается ставить предлог "за", надпись от
руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит
"Подпись" включает сокращенное наименование должности лица,
подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию.
Например:
Заместитель председателя Комиссии подпись инициалы,
фамилия
Если письмо оформляется не на бланке, то указывается полное
наименование должности лица, подписавшего документ, его личная
подпись, инициалы и фамилия. Например:
Председатель избирательной
Комиссии Амурской области подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель Комиссии подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные
должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Начальник правового управления Начальник организационно -
методического управления
подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения
того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей распределению обязанностей.
Например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии подпись инициалы, фамилия
подпись инициалы, фамилия
Если документ составлен как прилагаемая к основному документу
справка или информация, вместо подписи под текстом документа
указывается название органа, в котором подготовлена справка или
информация.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от
левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на
уровне последней строки наименования должности у правой границы
текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Исходящие письма направляются за подписью председателя
комиссии, в отсутствие председателя - заместителя председателя, в
отсутствие председателя и заместителя председателя - секретаря
Комиссии.
Письменные обращения граждан, поступившие в Комиссию и
требующие переадресования в соответствующие органы, учреждения и
организации для рассмотрения, вправе подписывать секретарь
комиссии.
Телеграммы категории "Правительственная" направляются за
подписью председателя, заместителя председателя или секретаря
Комиссии.
4.8. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит
располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
наименования необходимо перечислить после текста документа перед
подписью с указанием количества листов в каждом приложении и
количества экземпляров. Например:
Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 13 л. в
1 экз.
2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1
экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей
форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по
следующей форме:
Приложение: письмо территориальной избирательной комиссии
г.Благовещенск от 15 мая 1997 года
N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в
1 экз.
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений
указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в
приложении 1".
Если в документе, к которому относится приложение, оно не
утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом
верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению)
приложение относится:
Приложение
к постановлению избирательной комиссии
Амурской области
от 29 января 1998 года N 138/995-2
Приложение
к распоряжению председателя
избирательной комиссии Амурской области
от 26 октября 1998 года N 275-р
При наличии нескольких приложений на них проставляются
порядковые номера. Например, приложение 1, приложение 2 и т.д. При
этом знак "N" не ставится.
4.9. Реквизит "Отметка об исполнителе". Фамилия (или Ф.И.О.)
исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на
лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего
листа документа в левом нижнем углу. Например:
Иванов или Иванов Иван Иванович
202-13-13 202-13-13
4.10. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может
утверждаться должностным лицом или специально издаваемым
документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то
реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих
элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование
должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего
документ, и дата утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель избирательной комиссии
Амурской области
________________________ инициалы,
фамилия
25 января 2000 года
Если документ утверждается распорядительным документом, то
реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих
элементов: слово "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек и прописными буквами),
название распорядительного документа в именительном падеже, его
дата и номер. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление избирательной комиссии
Амурской области
от 22 сентября 1998 года N 1/152-2
Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом
верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова
"УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДАЮ" следует писать без кавычек, прописными
буквами и отделять от последующих строк 1,5-межстрочным
интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1
межстрочный интервал.
4.11. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова
"СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и прописными буквами), наименования
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы, фамилия) и даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Главный бухгалтер избирательной
комиссии Амурской области
________________ инициалы, фамилия
28 января 1997 года
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим
документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 20 октября 1998 года N 5-10/49
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись".
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы,
фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность
визирующего. Например:
Начальник отдела
личная подпись инициалы, фамилия
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим
образом:
Замечания прилагаются
личная подпись инициалы, фамилия
25 марта 1998 года
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа
подлинника документа или на лицевой стороне последнего листа копии
отправляемого документа (письма).
4.12. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата
его подписания, утверждения или согласования, форма написания дат
может быть словесно-цифровой или цифровой. Элементы даты
приводятся в одной строке в следующей последовательности: число,
месяц, год. Например: 20 сентября 2000 года или 20.09.2000.
4.13. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии
документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная
надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию,
его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:
Верно
ведущий специалист комиссии
28 февраля 2000 года подпись инициалы, фамилия
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не
указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче
ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
4.14. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные
правовыми актами полномочия должностных лиц или касающихся
расходования денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
4.15. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело". Этот реквизит должен включать следующие данные:
краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии
документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер
имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в
котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя.
V. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Отправка из Комиссии писем, телеграмм и других документов,
в том числе связанных с рассмотрением обращений граждан,
производится ведущим специалистом.
5.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает
полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем,
адресованных в федеральные органы государственной власти,
правительственные учреждения, законодательные и исполнительные
органы государственной власти области, территориальные
избирательные комиссии области и органы местного самоуправления).
5.3. Подписанные письма и телеграммы вместе с завизированными
исполнителями копиями передаются для регистрации и отправки
ведущему специалисту. В случае, если исходящее письмо является
ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить
подлинник входящего документа к копии отправляемого письма.
Документам присваивается исходящий номер, который состоит из
индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа,
разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на
копии документа, остающейся в деле.
5.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы
отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по
телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или
по сети Интернет.
5.5. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса,
исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два
экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием
почтовых или телеграфных адресов.
5.6. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то
исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом
количестве, составляет список рассылки, визирует его и передает на
отправку ведущему специалисту.
Если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то
подписывается каждый экземпляр.
5.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень
срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно", "Вручить
немедленно"), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности
доставки документа определяется подписавшим его лицом.
5.8. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу,
отправляются через почтовое отделение связи ведущим специалистом.
Неправильно оформленные документы и личная корреспонденция к
отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
VI. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
(в ред. Постановления Избирательной комиссии Амурской области
от 18.05.2000 N 126)
6.1. Все поступающие в избирательную комиссию Амурской области
письменные обращения граждан и документы, связанные с их
рассмотрением, принимаются и учитываются ведущим специалистом
избирательной комиссии в отдельном журнале.
6.2. Заявления, жалобы, поступающие в избирательную комиссию по
вопросам, не входящим в ее компетенцию, направляются не позднее
чем в пятидневный срок по принадлежности, с извещением об этом
заявителя.
6.3. При приеме письменных обращений граждан проверяется
правильность адресования корреспонденции. Ошибочно присланная
корреспонденция возвращается на почту невскрытой.
6.4. В правом верхнем углу первого листа письма, телеграммы
проставляется штамп с указанием даты поступления обращения.
6.5. В журнале регистрации поступивших обращений граждан
ведущим специалистом избирательной комиссии делается запись с
указанием фамилии, имени, отчества гражданина, направившего
обращение в избирательную комиссию, содержания существа обращения,
данных о месте его жительства, работы или учебы. Обращение, не
содержащее сведений о фамилии, имени, отчестве заявителя и месте
жительства либо работы и учебы, признается анонимным и
рассмотрению не подлежит.
6.6. Зарегистрированное обращение гражданина ведущим
специалистом передается секретарю избирательной комиссии для
доклада председателю избирательной комиссии.
6.7. Полученные от секретаря избирательной комиссии письменные
обращения граждан с резолюцией председателя избирательной комиссии
ведущий специалист избирательной комиссии передает исполнителям
под роспись в соответствующей строке журнала регистрации
поступивших обращений в избирательную комиссию, берет их
исполнение на контроль и составляет учетную карточку, в которой
указывает исполнителя и срок исполнения.
6.8. Документы, подготовленные исполнителем по поступившему в
избирательную комиссию обращению, после рассмотрения на заседании
комиссии либо лично председателем избирательной комиссии
приобщаются вместе с письменным ответом заявителю к письменному
обращению гражданина, находящемуся в соответствующем деле. В
журнале регистрации обращений граждан и учетной карточке делается
отметка в соответствующей графе о дате исполнения документа и
снятии его с контроля. С контроля снимаются обращения граждан
только на основании письменного сообщения исполнителя о разрешении
обращения по существу и дате ответа с соответствующей резолюцией
председателя избирательной комиссии.
6.9. Ведущий специалист ведет учет обращений граждан и не
позднее 5 числа каждого месяца представляет председателю,
заместителю председателя, секретарю комиссии, членам комиссии
письменную информацию о количестве поступивших в избирательную
комиссию обращений граждан, их характере и рассмотрении.
VII. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ И ПО СЕТИ ИНТЕРНЕТ
7.1. Порядок работы с электронной почтой определяется
инструкцией о порядке документооборота информационного обмена по
электронной почте Государственной автоматизированной системы
Российской Федерации "Выборы" (ГАС "Выборы").
7.2. Прием и отправка документов Комиссией (официальная почта)
по электронной почте осуществляется через почтовый ящик,
закрепленный за облизбиркомом, являющийся официальным почтовым
ящиком Комиссии.
7.3. Документы, полученные по электронной почте, регистрируются
в установленном порядке.
7.4. Для передачи исходящего документа по электронной почте
исполнитель представляет ведущему специалисту комиссии
отправляемое письмо.
Перед отправкой документ регистрируется.
VIII. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО КАНАЛАМ
ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
8.1. Средства факсимильной связи предназначаются для
оперативной передачи и приема текстов документов.
8.2. Документы, подлежащие передаче по факсимильной связи
должны быть зарегистрированы ведущим специалистом комиссии и
отправляются только по поручению председателя, заместителя и
секретаря комиссии.
8.3. Запрещается передавать документы с грифами "Для служебного
пользования" и "Не для печати".
Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи,
направляется адресату фельдъегерской связью.
IX. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ, ВЫПУСК, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ
МАТЕРИАЛОВ, РАССМАТРИВАЕМЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
9.1. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной
комиссии Амурской области
9.1.1. Проект повестки дня заседания Комиссии формируется
секретарем Комиссии на основании планов работы и постановлений
Комиссии и согласовывается с сотрудниками Аппарата Комиссии,
ответственными за подготовку вносимых на заседание вопросов,
членами Комиссии.
9.1.2. Члены Комиссии, сотрудники Аппарата Комиссии вправе
предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не
предусмотренные планом. Включение в повестку заседания
дополнительных вопросов согласовывается с секретарем Комиссии, а
также с членом Комиссии, за которым закреплено соответствующее
направление деятельности.
9.1.3. Согласованный с председателем и подписанный секретарем
Комиссии проект повестки дня передается ведущему специалисту для
тиражирования и рассылки (как правило, не позднее чем в
семидневный срок до даты заседания) членам Комиссии.
9.1.4. Председатель или заместитель председателя Комиссии по
получении проекта повестки дня информирует средства массовой
информации, избирательные объединения, органы государственной
власти о дате заседания Комиссии и предлагаемых к рассмотрению
вопросах.
9.1.5. Дополнительный вопрос, как правило, включается в проект
повестки дня для обсуждения на заседании Комиссии при условии
наличия подготовленного по этому вопросу материала.
9.2. Подготовка материалов по вопросам, включенным в проект
повестки дня заседания избирательной комиссии Амурской области
9.2.1. Материалы по вопросам, включенным в проект повестки дня
заседания, готовятся под руководством члена Комиссии, за которым
закреплено соответствующее направление деятельности.
9.2.2. Представляемые к рассмотрению материалы должны включать
проект постановления (проект выписки из протокола), указанные в
тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение,
инструкция, методическое письмо, список, перечень, план, отчет,
цифровая таблица, справка, информация, таблицы поправок и пр.), а
при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому
вопросу. Все материалы должны быть озаглавлены.
9.2.3. Проекты постановлений (выписок из протокола),
представляемые на рассмотрение Комиссии, визируются
непосредственными исполнителями. Проекты постановлений (проекты
выписок из протокола), содержащие финансовые вопросы, в
обязательном порядке визируются главным бухгалтером. После
визирования работника Аппарата Комиссии проект документа
представляется на визирование члену Комиссии, обеспечивающему его
подготовку. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа
проекта.
9.2.4. Материалы для визирования должны представляться не
позднее чем за 5 дней до заседания Комиссии.
9.2.5. Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение
к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов,
обозначенных как в проекте постановления (проекте выписки из
протокола), так и в приложениях к нему. Если в приложении
содержатся вопросы финансового характера, оно должно быть
завизировано главным бухгалтером.
9.2.6. К проекту документа приобщаются подлинники материалов,
послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании
Комиссии.
9.2.7. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на
заседании материалы передаются секретарю Комиссии. После просмотра
и внесения в материалы необходимых поправок секретарь Комиссии
передает весь комплект материалов ведущему специалисту для
тиражирования.
9.2.8. Ведущий специалист комплектует папки с материалами,
подлежащими рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня
заседания Комиссии, раздает их членам Комиссии в установленный
Регламентом Комиссии срок.
9.2.9. Накануне дня заседания исполнитель документа передает
секретарю список приглашенных на заседание Комиссии
(представителей избирательных комиссий, избирательных объединений,
избирательных блоков, министерств, других организаций и органов).
В списке приглашенных указываются: вопрос повестки дня, фамилии,
имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название
представляемого органа (организации, министерства и пр.). Список
утверждается секретарем Комиссии.
9.2.10. В день заседания ведущий специалист передает секретарю
Комиссии список корреспондентов и других представителей средств
массовой информации, обратившихся с просьбой присутствовать на
заседании Комиссии. Ведущий специалист обеспечивает
корреспондентов материалами к заседанию.
9.2.11. Перед началом заседания ведущий специалист регистрирует
приглашенных на заседание лиц, список которых представляется
председателю и секретарю Комиссии.
9.2.12. В ходе заседания членами Комиссии уточняется вид
документа (постановление, выписка из протокола), которым
оформляется принятое по вопросу, обозначенному в повестке дня
заседания, решение.
9.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании
избирательной комиссии Амурской области
9.3.1. Материалы, рассмотренные на заседании Комиссии, должны
быть при необходимости доработаны, подписаны, зарегистрированы и
разосланы.
9.3.2. Срок доработки документов не должен превышать три
рабочих дня после дня заседания, если иной срок не оговорен на
заседании.
9.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст
согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае
принятия Комиссией решения о необходимости контроля за выполнением
постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются
ответственные за исполнение и определяется срок исполнения.
Например: "Контроль за исполнением постановления возложить на
члена Комиссии (инициалы, фамилия) и системного администратора
Комиссии. О результатах исполнения проинформировать Комиссию до 15
декабря 1999 года".
9.3.4. Тексты постановления (выписки из протокола), а также
приложений к нему в обязательном порядке печатаются на бланках
установленного образца и сохраняются в машиночитаемом виде для
дальнейшего использования с применением компьютерных средств. На
каждом листе документа внизу справа проставляется имя файла.
Документ, подлежащий подписанию, представляется на визирование
членам Комиссии, обеспечивавшим его подготовку и доработку. Визы
проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.
9.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к
постановлению (выписке из протокола) материалов и располагает их в
той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое
приложение визируется исполнителем и главными бухгалтером, если в
приложении содержатся вопросы финансового характера.
9.3.6. Если вопросы, содержащиеся в постановлении (выписке из
протокола), касаются деятельности одной или нескольких
организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором
указывается наименование органа (организации), должность, фамилия,
инициалы должностного лица, с которым этот документ согласован, и
ставится его личная подпись. Лист согласования подписывается
работником Аппарата Комиссии, согласовавшим документ.
9.3.7. К оформленному для подписания постановлению (выписке из
протокола) исполнитель прилагает список должностных лиц и
организаций, которые будут задействованы в реализации принятого
документа или должны быть проинформированы о его содержании и
которым этот документ должен быть разослан (приложение 5).
9.3.8. Копии постановления Комиссии (выписки из протокола)
направляются членам Комиссии, при необходимости, а также
соответствующим структурам администрации Амурской области,
Амурского областного Совета народных депутатов, органам местного
самоуправления и исполнительным органам государственной власти
субъектов Российской Федерации, их структурам, органам местного
самоуправления, органам суда и прокуратуры федерального и
регионального уровней, средствам массовой информации, общественным
объединениям.
9.3.9. Копии постановления Комиссии (выписки из протокола)
могут быть направлены отдельным гражданам в случае, если их
обращение в Комиссию послужило основанием для рассмотрения на
заседании вопроса.
9.3.10. Если копии постановления (выписки из протокола)
необходимо отправить по электронной почте, исполнитель
представляет список рассылки.
9.3.11. Список рассылки документов подписывается исполнителем и
утверждается секретарем Комиссии.
9.3.12. Оформленный комплект документов (постановление или
выписка из протокола, обозначенные в его тексте приложения, список
рассылки) исполнитель передает ведущему специалисту для проверки
правильности оформления документов и последующего их представления
на подпись секретарю и председателю Комиссии.
9.3.13. Если на заседании Комиссии функции председателя
Комиссии осуществлял заместитель председателя Комиссии, а в его
отсутствие - секретарь Комиссии или один из членов Комиссии с
правом решающего голоса, а также если функции секретаря Комиссии
осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то
подписи на протоколе, постановлении, выписке из протокола
оформляются следующим образом:
"Заместитель Председателя Избирательной комиссии Амурской
области" - в случае временного отсутствия Председателя Комиссии;
"Исполняющий обязанности Председателя Избирательной комиссии
Амурской области" - в случае отсутствия Заместителя Председателя
Комиссии и при наличии решения Комиссии о возложении на Секретаря
либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса функций
Председателя Комиссии;
"Исполняющий обязанности Секретаря Комиссии" - в случае наличия
распоряжения Председателя Комиссии или исполняющего обязанности
Председателя Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с
правом решающего голоса функций Секретаря Комиссии.
После подписания документы регистрируются. На документах и
списках рассылки проставляется регистрационный номер.
9.3.14. Постановления, выписки из протокола нумеруются в
хронологической последовательности в пределах срока полномочий
Комиссии.
Номер постановления состоит из номера протокола заседания и
порядкового номера постановления, разделенных косой чертой, и
цифры, отделенной от них дефисом, обозначающей порядковый номер
состава Комиссии (например, 3/7-3).
Номер выписки из протокола состоит из номера протокола
заседания Комиссии, порядкового номера выписки, разделенных
дефисом, и цифры, отделенной от них вторым дефисом, обозначающей
порядковый номер состава Комиссии (например, 2-1-3).
9.3.15. Работники аппарата комиссии вносят перечень
зарегистрированных постановлений и выписок из протокола заседания
Комиссии в электронный каталог, обрабатывают файлы с текстами
документов для дальнейшего включения в базу данных ФКЗ "Право",
контролируют полноту и идентичность текстов документов на бумажном
носителе и информации, содержащейся в файлах.
9.3.16. Ведущий специалист тиражирует документы в соответствии
со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать
отдела, удостоверяющая подписи председателя и секретаря Комиссии.
9.3.17. Изготовленный тираж направляется в соответствии со
списком рассылки.
9.4. Протокол заседания избирательной комиссии Амурской области
9.4.1. Заседание Комиссии оформляется протоколом на бланке
установленной формы.
9.4.2. Протоколы заседаний Комиссии оформляет секретарь
комиссии в срок, не превышающий двух недель после дня заседания.
9.4.3. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух
частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются должность, фамилия и
инициалы председателя (председательствующего), а также
присутствующих заместителя председателя, секретаря Комиссии и
членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса,
сотрудников Аппарата Комиссии, представителей избирательных
объединений, избирательных блоков, сторонних организаций и средств
массовой информации.
Если на заседание приглашено много представителей сторонних
организаций, средств массовой информации и работников Аппарата
Комиссии, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу
список.
9.4.4. В основной части протокола перечисляются вопросы
повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их
обсуждении, констатируется решение Комиссии по каждой обсуждаемой
проблеме, фиксируются результаты голосования. К протоколу
заседания прилагаются постановления.
9.4.5. Протокол заседания подписывается председательствующим на
заседании и секретарем Комиссии.
9.4.6. Протокольные поручения, поступившие в ходе заседания,
оформляет секретарь комиссии.
9.4.7. Протоколам заседаний, проведенных в период срока
полномочий Комиссии одного состава, присваиваются порядковые
номера, начиная с первого.
9.4.8. Подлинные экземпляры протоколов заседаний Комиссии и
материалы к ним (в том числе особое мнение члена Комиссии) в
течение срока полномочий хранятся в комиссии, а затем передаются в
учреждения Госархива.
X. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
10.1. Проекты распоряжений председателя Комиссии
разрабатываются секретарем Комиссии по поручению председателя или
заместителя председателя.
10.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из
констатирующей и распорядительной частей.
10.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи
предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения
является нормативный правовой акт или распорядительный документ,
то в констатирующей части указываются его название, дата, номер,
заголовок.
10.4. В распорядительной части указываются конкретные действия,
сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими
цифрами с точкой и не имеют заголовков.
10.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее
изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это
оговаривается в тексте распоряжения.
10.6. В последнем пункте распорядительной части указывается
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
распоряжения в целом.
10.7. Проекты распоряжений председателя Комиссии печатаются на
бланке установленной формы.
10.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них
обязательно делается ссылка.
10.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается
отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при
печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при
оформлении текста распоряжения.
10.10. Проект распоряжения председателя Комиссии должен быть
завизирован членом Комиссии, курирующим соответствующее
направление работы.
Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера,
то необходима виза главного бухгалтера.
10.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа
проекта распоряжения в нижней его части.
10.12. Как правило, проект распоряжения представляет на подпись
председателю Комиссии секретарь комиссии.
10.13. Распоряжения председателя Комиссии регистрируются и
формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
10.14. В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая
часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается
глаголами: "Назначить", "Перевести", "Освободить", "Премировать" и
так далее. Формулировки в распоряжениях должны точно
соответствовать Кодексу законов о труде Российской Федерации.
10.15. Подписанные распоряжения по кадровым вопросам вступают в
силу с момента их подписания.
Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются
регистрационные номера в пределах календарного года:
распоряжениям по приему, переводу, увольнению, о поощрении
помимо номера присваивается индекс "лс";
распоряжениям о командировании - индекс "лк";
распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, учебных отпусках -
индекс "к".
10.16. Подлинники распоряжений по кадровым вопросам хранятся в
Комиссии в течении срока полномочий, затем передаются в учреждение
Госархива.
10.17. Распоряжение подписывает председатель Комиссии, а в его
отсутствие - заместитель председателя Комиссии или исполняющий
обязанности председателя Комиссии. Расшифровка подписи
располагается на уровне последней строки наименования должности с
пробелом между инициалами и фамилией.
XI. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
11.1. Контролю за исполнением подлежат:
постановления Комиссии;
выписки из протоколов заседаний Комиссии;
протокольные поручения, данные в ходе заседаний Комиссии;
распоряжения председателя Комиссии;
планы мероприятий;
поручения председателя, заместителя председателя, секретаря,
члена Комиссии;
входящие документы с резолюциями председателя, заместителя
председателя, секретаря Комиссии;
исходящие письма, требующие ответа;
письма и телеграммы граждан.
11.2. Исполнение постановлений Комиссии, выписок из протоколов
заседаний Комиссии, распоряжений председателя Комиссии и планов
мероприятий, контролируется членами Комиссии, сотрудниками
Аппарата Комиссии, на которые возложен контроль в соответствующем
документе.
11.3. Исполнение входящих документов контролируется ведущим
специалистом Аппарата Комиссии.
11.4. Контроль за исполнением исходящих писем осуществляют
работники, их подготовившие.
11.5. Общий контроль за сроками исполнения документов
осуществляет секретарь комиссии.
11.6. Если в резолюции председателя, заместителя председателя,
секретаря Комиссии в качестве исполнителей документа указаны
несколько членов Комиссии либо несколько сотрудников Аппарата
Комиссии, то работу с документом координирует и после согласования
с соисполнителями докладывает о его исполнении член Комиссии,
сотрудник аппарата комиссии, указанные в поручении первыми.
11.7. Распоряжения председателя Комиссии и планы мероприятий
исполняются в сроки, указанные в документах.
11.8. Сроки исполнения входящих документов, писем граждан
устанавливаются в соответствии с приложением 7 (не приводится).
11.9. В случае указания во входящем документе срока, к которому
предполагается получить ответ, этот срок, если в резолюции не
указан другой, как правило, должен соблюдаться.
11.10. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно"
исполняются в трехдневный срок.
11.11. Срок исполнения входящего документа исчисляется в
календарных днях с даты его регистрации в отделе прохождения
документации.
11.12. При необходимости изменения срока исполнения документа
член Комиссии, сотрудник Аппарата Комиссии, указанные в поручении
первыми, не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения
документа представляют на имя руководителя, давшего поручение,
докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении. В
случае согласия руководителя копия докладной записки
представляется ведущим специалистом секретарю Комиссии.
11.13. После исполнения документ снимается с контроля.
Основаниями для снятия документа с контроля являются:
письменное предложение на имя лица, давшего поручение об
исполнении документа или отдельных его пунктов, о снятии поручения
с контроля, подписанное исполнителями и согласованное с лицом,
давшим поручение;
постановление Комиссии, выписка из протокола заседания
Комиссии, распоряжение председателя Комиссии по результатам
исполнения документа;
ответ на поступивший документ, подписанный председателем,
заместителем председателя, секретарем Комиссии или членом Комиссии
(по согласованию);
11.14. Перевод контрольного документа в разряд "исполнен"
осуществляет ведущий специалист на основании информации о ходе
исполнения документа.
11.15. Документ не является исполненным, если он пересылается
для рассмотрения поставленных в нем вопросов в иные органы,
организации и учреждения и получения Комиссией соответствующей
информации. В этом случае исполнителем в журнале входящих
документов делается отметка о продлении срока рассмотрения
документа до получения ответа.
Исполнитель информирует автора документа о продлении срока его
рассмотрения.
Документ является исполненным, если он направлен в иные органы,
организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных
в нем вопросов и для информирования автора о результатах.
11.16. Постановление Комиссии, выписка из протокола заседания
Комиссии снимаются с контроля по решению Комиссии на основании
информации члена Комиссии и сотрудника Аппарата Комиссии,
подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.
11.17. Ежемесячно ведущий специалист готовит письменную
информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов,
представляет ее председателю, заместителю председателя, секретарю
Комиссии.
XII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
12.1. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности
Комиссии и ее Аппарата, изготавливаются по согласованию с
председателем или заместителем председателя Комиссии.
12.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в Комиссии используются гербовые и
другие печати.
12.3. Для проставления отметок о получении, регистрации,
прохождении и исполнении документов применяются мастичные штампы.
12.4. Гербовая печать проставляется на почетных грамотах и
благодарностях Комиссии, удостоверениях членов Комиссии и
работников ее Аппарата, финансовых документах.
12.5. На рассылаемых копиях постановлений Комиссии
проставляется круглая (не гербовая) печать с надписью:
"Избирательная комиссия Амурской области".
12.6. Оттиск печати проставляется на документах в установленных
местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования
должности лица, подписавшего документ.
12.7. Изготовление печатей и штампов осуществляется секретарем
Комиссии по согласованию с председателем или заместителем
председателя Комиссии.
12.8. Печати и штампы подлежат регистрации ведущим
специалистом. При выдаче печатей и штампов в журнале учета печатей
и штампов проставляется роспись лица, получившего печати и штампы.
На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его
листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и
опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
12.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в
известность секретарь комиссии.
12.10. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются ведущему
специалисту комиссии, где их уничтожают, о чем составляется акт, а
в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая
отметка.
12.11. Ответственность за хранение и использование печатей и
штампов возлагается непосредственно на работников, в пользовании
которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных
работников печати и штампы передаются ведущему специалисту
комиссии, о чем ставится отметка в журнале учета печатей и
штампов.
XIII. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
13.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов
13.1.1. Тексты документов и материалов, подготавливаемые
Комиссией, проходят компьютерную обработку (ввод текста, его
форматирование и вывод на печатающее устройство).
Компьютерная обработка осуществляется в соответствии с
требованиями к компьютерной обработке текстов (приложение 8).
13.1.2. Окончательное печатание текстов официальных документов
на соответствующих бланках Комиссии осуществляется по
представлении в протокольно-контрольный отдел согласованных и
завизированных в установленном порядке проектов этих документов.
13.1.3. В отдельных случаях проекты документов могут готовиться
и печататься на пишущей машинке.
13.1.4. Для распечатки текстов документов и материалов
используются бланки установленной формы и бумага стандартных
размеров. На каждой странице документа в правом нижнем углу
указывается идентификатор файла, содержащего текст документа.
Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
13.1.5. Для компьютерной обработки принимаются только материалы
и документы Комиссии. Иные материалы обрабатываются в порядке
исключения по согласованию с председателем Комиссии.
13.1.6. Материалы для компьютерной обработки передаются в
папках, на которых указываются, инициалы, фамилия исполнителя и
номер его служебного телефона.
13.1.7. Тексты документов и материалов обрабатываются, как
правило, в порядке их поступления. Проекты постановлений и другие
материалы, выносимые на рассмотрение Комиссии, обрабатываются в
первую очередь.
13.1.8. Передаваемые для компьютерной обработки рукописи, а
также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на
одной стороне листа ручкой с синим, фиолетовым или черным стержнем
с соблюдением правил орфографии и пунктуации, в противном случае
они не принимаются. Кроме того, для компьютерной обработки не
принимаются вырезки из газет и журналов.
13.1.9. В подготовленных для компьютерной обработки материалах
фамилии, наименования ведомств и организаций, адреса, специальные
термины, географические названия, иностранные слова должны быть
написаны разборчиво.
В тексте документа используется словесно-цифровой способ
написания дат.
13.2. Копирование и тиражирование документов и материалов
13.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в
информационном центре комиссии.
13.2.2. Для копирования и тиражирования принимаются только
материалы и документы Комиссии. Копирование и тиражирование иных
материалов осуществляется по согласованию с председателем
Комиссии.
13.2.3. Материалы для копирования и тиражирования передаются
вместе с заполненным и подписанным исполнителем бланком заказа
(приложение 9 не приводится), в котором необходимо указать, как
должна быть выполнена работа: с оборотом, уменьшением,
увеличением, 1:1, сшиванием или брошюрованием.
13.2.4. Изготовление больших тиражей (более 100 экз.) или
тиражирование объемных материалов (более 100 л.) производится с
разрешения председателя комиссии или его заместителя.
13.2.7. Материалы, передаваемые для копирования и
тиражирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые
экземпляры). Для копирования и тиражирования не принимаются книги,
журналы, брошюры, газеты.
13.2.8. Для копирования и тиражирования не принимаются
документы и материалы, сброшюрованные или сшитые.
13.2.9. Копирование и тиражирование документов и материалов
выполняется, как правило, в порядке их поступления.
13.2.10. Материалы, выносимые на рассмотрение Комиссии,
тиражируются в первую очередь.
Порядок использования имеющейся в Комиссии копировально-
множительной техники устанавливается секретарем комиссии с учетом
эксплуатационных требований и настоящей Инструкции.
13.3. Диктофонная запись
Диктофонная запись заседаний Комиссии и других мероприятий,
проводимых в Комиссии, осуществляется ведущим специалистом.
Должностные лица, ответственные за проведение совещаний и
других мероприятий, не позднее чем за 3 дня уведомляют ведущего
специалиста, а в его отсутствие - системного администратора о
необходимости диктофонной записи проводимых мероприятий и ее
расшифровки.
Расшифровка диктофонной записи производится после завершения
заседания Комиссии или иного мероприятия. При необходимости
расшифровка диктофонной записи заседания Комиссии ведется
одновременно с его проведением.
Расшифрованный с диктофонной записи материал распечатывается в
соответствии с установленными правилами. На лицевой стороне
последнего листа проставляется слово "диктозапись", фамилия
работника, ответственного за расшифровку диктозаписи, и дата.
В случае необходимости, диктофонная запись до расшифровки может
быть прослушана секретарем Комиссии.
Диктофонные записи заседаний Комиссии и иных мероприятий по
миновании надобности, но не ранее чем через 7 дней, стираются.
XIV. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ КОМИССИИ,
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
14.1. Составление и утверждение номенклатуры дел. Формирование
дел
14.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков
их хранения.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и долговременного (10 лет и более) сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы Комиссии, в том числе личные дела,
справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и
состав документа. Не допускается употребление неконкретных
формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из
порядкового номера дела.
14.1.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре
дел со ссылкой на перечень типовых документов, образующихся в
процессе деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, других
учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков
хранения. Срок хранения документов, не указанных в перечне,
устанавливается экспертной комиссией по представлению секретаря
Комиссии.
Исчисление сроков хранения документов, законченных
делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего
года.
14.1.3. В случае возникновения в течение текущего года новых
дел они по согласованию с секретарем Комиссии дополнительно
вносятся в утвержденную номенклатуру дел.
14.1.4. Законченные делопроизводством документы оформляются в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списываются
исполнителем в дело. При этом в правом нижнем углу лицевой стороны
первого листа документа на свободном от текста месте ставится
отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя,
указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При
необходимости отметка об исполнении может быть сделана на
оборотной стороне первого листа документа.
Не исполненные и неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителю ответственными за делопроизводство в Комиссии.
14.1.5. Исполненные документы формируются в дела работниками,
ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел.
14.1.6. При формировании дела проверяются правильность
отнесения документов в данное дело, качество оформления и
комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных
(регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о
списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны
быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых
не соответствует заголовку дела.
14.1.7. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются
в дела раздельно;
подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно
от их копий;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса,
формируются в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа; черновики и
варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением
тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки,
дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного
года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме
документов в деле формируется несколько томов (частей).
14.1.8. В случае необходимости документы по одному и тому же
вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном
деле до конца текущего года или до завершения исполнения
документа, а затем переформировываются в дела постоянного и
временного сроков хранения.
14.1.9. В дело включаются все документы по конкретному вопросу
вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При
отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель
обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
14.1.10. Документы внутри дела располагаются по хронологии или
по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих
принципов.
Нормативные и организационно-распорядительные документы, а
также приложения к ним группируются в дела по видам документов и
по их хронологии.
Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии
в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию
(постановления, выписки из протоколов, списки рассылки) Комиссии
помещаются после соответствующего протокола.
В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а
именно: протокол заседания Комиссии, подписанный председателем и
секретарем Комиссии; список приглашенных, прилагаемые к протоколу
подлинные экземпляры постановлений с соответствующими
приложениями; выписки и приложения к выпискам из протокола;
документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на
заседании Комиссии; списки рассылки постановлений и выписок из
протоколов.
Распоряжения председателя Комиссии по кадровым вопросам вместе
с относящимися к ним приложениями и материалами группируются в
дело отдельно от других распоряжений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее
составления включается в дело того года, к которому она относится.
В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения,
при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего
(инициативного). При возобновлении переписки по вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего
года, и указывается индекс того дела по номенклатуре дел
предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по
этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в
отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его
рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и
располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий
авторов обращений.
14.1.11. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы
текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере
поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами
постоянного и долговременного (10 лет и более) сроков хранения
переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в
календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый
документ календарного года - вверху, первым.
14.1.12. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов
приложены секретные документы или документы с грифом "Для
служебного пользования", то все документы по данному вопросу
формируются в дело с грифом "Секретно" или в дело с грифом "Для
служебного пользования".
14.2. Экспертиза ценности документов
14.2.1. Экспертиза ценности документов проводится для
установления научной, исторической и практической значимости
документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с
целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
14.2.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических
документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей
дел постоянного и долговременного (10 лет и более) сроков хранения
и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной
ценности и практического значения, распоряжением председателя
Комиссии создается постоянно действующая экспертная комиссия. В ее
функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел
Комиссии.
14.2.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется
Положением об Архивном фонде Российской Федерации, действующими
нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного
хранения и использования документов, Положением об экспертной
комиссии и настоящей Инструкцией.
14.2.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем
полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для
хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
14.2.5. Документы, утратившие практическое значение и не
имеющие исторической или научной ценности, по истечении
установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов (приложение 13)
рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с
описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов
запрещается.
14.2.6. По результатам экспертизы ценности документов архивом
составляются описи на дела постоянного и долговременного (10 лет и
более) сроков хранения (приложения 14, 15).
Описи дел постоянного и долговременного (10 лет и более) сроков
хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и
документов утверждаются секретарем Комиссии.
14.2.7. При уничтожении документов со сроком хранения "До
минования надобности", расписок в получении документов, заказов на
машинописные и копировально-множительные работы, корешков
квитанций и тому подобных документов составляется акт, который
подписывается не менее чем двумя работниками аппарата Комиссии и
утверждается председателем Комиссии.
14.2.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии
информационных и других материалов, не подлежащих включению в
номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться
без составления акта.
14.2.9. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться
на машинах для уничтожения бумаг.
14.2.10. Брошюровка дел производится только после проведения
экспертизы ценности документов.
14.3. Оформление дел
14.3.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны
быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя описание дела на обложке,
нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней
описи, подшивку или переплет.
14.3.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления
документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о
регистрации и исполнении, приложений.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно
прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.
14.3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Дела постоянного срока хранения подлежат полному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов
обложки, нумерацию листов, составление заверительной надписи по
образцу заверительного листа дела, составление внутренней описи
документов дела, подшивку или переплет.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному
оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой
или обратный порядок их расположения, листы не нумеруются,
заверительные надписи не делаются, документы хранятся в папках
(скоросшивателях) различного типа.
Документы в делах долговременного (более 10 лет) срока хранения
перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и
подшиваются, внутренняя опись не составляется.
14.3.4. Обложка дела оформляется по установленной форме
(приложение 16). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры
дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в
дело документов.
На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и
срок хранения.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
14.3.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и
соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата -
это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего
документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих
документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока
хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название
месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного
срока хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),
проставляются крайние даты каждого тома (части).
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или
тушью.
14.3.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху
вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация
цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в
правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый
посередине, нумеруется как два листа. Документы с собственной
нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в
общем порядке.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется
конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные
материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.)
нумеруется как один лист.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется
отдельно.
14.3.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска
документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую
включаются сведения о документе или группе документов по одному
вопросу (приложение 17).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.
14.3.8. Каждое дело заканчивается заверительным листом
установленной формы (приложение 18).
Заверительный лист составляется работником, ответственным за
ведение делопроизводства в Комиссии. В заверительном листе дела
постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается
фактическое количество листов в данном деле, а также наличие
литерных и пропущенных номеров листов, количество листов
внутренней описи и наличие среди документов чертежей, фотографий,
рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника,
сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и
фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная
надпись составляется вновь.
В заверительных листах дел временного срока хранения
указываются количество листов в деле, должность, инициалы и
фамилия работника, сформировавшего дело.
14.4. Хранение документов и дел в Комиссии
14.4.1. Дела, с момента их заведения и до передачи в архив
Комиссии, хранятся по месту их формирования - в Комиссии.
За сохранность документов и дел несут ответственность
сотрудники Комиссии, в ведении которых находится делопроизводство.
Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных
для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся
шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного
света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, копия
которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре
дел.
14.4.2. Изъятие документов из дел постоянного и долговременного
(10 лет и более) срока хранения допускается в исключительных
случаях и производится только с разрешения секретаря Комиссии, при
этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт
об изъятии подлинника.
14.5. Составление и оформление сдаточных описей дел
14.5.1. В конце года на все завершенные и оформленные дела
постоянного и долговременного сроков хранения работниками,
ответственными за ведение делопроизводства, составляются описи дел
по установленной форме в двух экземплярах (приложения 19, 20)*.
*) В описи дел временного хранения в отдельных случаях могут
быть включены дела пятилетнего срока хранения, что должно быть
оговорено в графе "Примечание".
14.5.2. Описи дел составляются по отдельности на дела
постоянного срока хранения, дела долговременного (10 лет и более)
срока хранения и дела по личному составу .
14.5.3. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком
их расположения в номенклатуре дел Комиссии. Каждое дело вносится
в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело
состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть
имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в
соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми
заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок
первого дела, на остальных делах (томах) пишется "то же", при этом
другие реквизиты указываются полностью, но в описи дел на каждом
новом листе заголовки этих дел воспроизводятся полностью.
14.5.4. В описи дел графа "Примечание" используется для
проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического
состояния, о наличии копий и так далее.
14.6. Передача дел в архив Комиссии
14.6.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного
года хранятся в Комиссии. Затем дела постоянного и долговременного
(10 лет и более)* сроков хранения сдаются в архив.
14.6.2. Дела временного срока хранения (до 10 лет)* и с
пометкой "До минования надобности" хранятся в Комиссии до
истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном
порядке.
*)----------------------------
В отдельных случаях в архив могут быть сданы дела пятилетнего
срока хранения, что отдельно оговаривается в графе "Примечание"
описи дел временного срока хранения.
14.6.3. При поступлении заявления об увольнении сотрудника
комиссии, ответственного за ведение делопроизводства, он формирует
все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает из секретарю
комиссии независимо от срока хранения.
14.6.4. Передача дел осуществляется по описям дел, которые
подписывают представители обеих сторон, участвующих в приеме -
передаче дел. Один экземпляр описи хранится в Комиссии, а другой -
у лица, сдавшего дела.
14.6.5. По указанию секретаря Комиссии к оформленному делу
могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей
записью в заверительном листе. Эти документы подшиваются в дело
работником, ответственным за ведение делопроизводства.
14.6.6. Дела постоянного срока хранения по истечении
установленного срока передаются ведущим специалистом Комиссии на
государственное хранение в Государственный архив Российской
Федерации.
14.7. Использование документов, находящихся на хранении в
комиссии
14.7.1. Документы и дела, находящиеся на хранении в Комиссии,
предоставляются членам Комиссии, работникам Аппарата Комиссии для
работы в помещении Комиссии под расписку в журнале выдачи
документов (дел).
Члены Комиссии и работники Аппарата Комиссии несут
ответственность за сохранность и правильное использование
полученных документов.
14.7.2. Изъятие документов из дел, передача членами Комиссии и
работниками Аппарата Комиссии документов или их копий другим лицам
или организациям не допускаются.
При работе с документами не разрешается вносить в них правку,
делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
14.7.3. Подлинные экземпляры протоколов заседаний Комиссии не
выдаются.
14.7.4. К работе с документами Комиссии с разрешения
председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии
допускаются члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы,
Федерального Собрания Российской Федерации, руководители и члены
законодательных (представительных) и исполнительных органов
государственной власти области, региональных избирательных
комиссий, работники представительства Администрации Президента
Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти,
представители научных и других учреждений, общественных
организаций, средств массовой информации, граждане Российской
Федерации. Решение о допуске к работе с документами принимается на
основании поступившего запроса и возможности ознакомления с
документами.
14.7.5. Под запросом о допуске к работе с документами Комиссии
подразумевается заявление гражданина или официальное письмо за
подписью руководителя государственного органа, учреждения или
общественной организации. В заявлении или письме обосновывается
необходимость использования документов Комиссии, указывается
тематика документов или их поисковые данные.
14.7.6. Пользователь знакомится с распорядком работы Комиссии и
заполняет анкету установленной формы (приложение 21).
14.7.7. Пользователь несет ответственность за нарушение правил
использования полученной информации, соблюдение государственной,
служебной и иной охраняемой законом тайны.
14.7.8. Работа с предоставленными для пользования документами
проводится только в помещении Комиссии под контролем его
работников. Выносить документы за пределы служебного помещения
Комиссии запрещается.
14.7.9. Пользователь имеет право получать консультации у
работников Аппарата Комиссии по теме, указанной в запросе.
Пользователю предоставляется право делать выписки из документов
Комиссии в рабочую тетрадь. Копии с отобранных пользователем
документов могут быть изготовлены с разрешения председателя,
заместителя председателя, секретаря Комиссии.
Рабочие тетради и копии документов после проверки их
работниками аппарата направляются в адрес организации
(учреждения), приславшей запрос, или выдаются лично пользователю
под расписку.
14.7.10. Пользователь имеет право публиковать документы
Комиссии или содержащуюся в них информацию только с разрешения
председателя, заместителя председателя или секретаря Комиссии.
Не подлежат опубликованию тексты протоколов, стенограмм
заседаний Комиссии, а также распоряжения председателя Комиссии по
кадровым и финансовым вопросам.
В целях учета опубликованных документов архива Комиссии
пользователь уведомляет Комиссию о дате публикации, ее названии и
обязательно представляет в Комиссию экземпляр издания, в котором
опубликован материал.
При публикации документов Комиссии или содержащейся в них
информации ссылка на Комиссию обязательна.
14.8. Отбор, прием в Комиссии электронных документов и порядок
их выдачи пользователям
14.8.1. Комиссия осуществляет комплектование, учет, хранение и
использование электронных документов на основе применения средств
вычислительной техники. Электронные документы, являющиеся частью
Архивного фонда Российской Федерации, хранятся в Комиссии в
течение 15 лет, а затем передаются на государственное хранение в
соответствии с требованиями и порядком, определенными настоящей
Инструкцией и нормативными и методическими документами Федеральной
архивной службы Российской Федерации.
14.8.2. Комиссия проводит отбор и прием от избирательных
комиссий (в том числе по каналам связи) электронных документов и
сопроводительной документации к ним, экспертизу их ценности и
отбор электронных документов на архивное хранение (в том числе БД
ФКЗ "Итоги", "Право" и др.).
14.8.3. Электронные документы отбираются на хранение в
результате экспертизы их ценности. Основная цель экспертизы -
определить документы, имеющие научное, историческое и практическое
значение и относящиеся к государственной части Архивного фонда
Российской Федерации.
14.8.4. Экспертиза ценности электронных документов проводится
на основе общих и специальных критериев в комплексе и включает в
себя анализ содержания документов, а также оценку их технических
аспектов.
К общим критериям относятся: происхождение, время и место
создания документа, его значимость, ценность содержащейся в нем
информации (ее содержание), внешние особенности.
К специальным критериям относятся уровень обобщения информации
и ее читабельность.
14.8.5. Информация в машиночитаемом виде может быть
зафиксирована либо на дискете, либо в виде файла
автоматизированного банка (базы) данных (БД). В первом случае
производится отбор на хранение подлинника электронного документа
или заменяющего его дубликата (копии), не имеющих бумажных
аналогов. Во втором случае производится отбор соответствующих
файлов БД или целиком БД, исходя из взаимозависимости файлов. При
отборе учитывается совместимость технического обеспечения БД с
техническим обеспечением Государственного архива Российской
Федерации.
Результаты работы фиксируются в описях документов постоянного
срока хранения и в актах об уничтожении.
14.8.6. Прием электронных документов на государственное
хранение осуществляется по описи и оформляется актом приема -
передачи. Описи документов рассматриваются и утверждаются
экспертной комиссии и согласовываются с экспертно-проверочной
комиссией Государственного архива Российской Федерации.
14.8.7. На электронные документы, не подлежащие передаче на
государственное хранение и утратившие практическое значение для
Комиссии, составляется акт о выделении к уничтожению, который
рассматривается экспертной комиссией и утверждается секретарем
Комиссии.
14.8.8. Электронные документы, находящиеся на хранении в
Комиссии, используются в научных и практических целях в порядке,
установленном действующими правовыми нормами.
14.8.9. Электронные документы, выдаваемые пользователю, не
должны изменяться в процессе их использования. Пользователь обязан
обеспечить информационную и физическую сохранность электронных
документов.
Архив Комиссии обязан выдавать членам Комиссии и работникам
Аппарата Комиссии копии электронных документов, извлечения из них,
а также подготавливать архивные справки на основе аналитической и
машинной обработок информации. Ответы на запросы выдаются
пользователям в машиночитаемом виде или в виде компьютерной
распечатки.
14.8.10. Комиссия сохраняет за собой предусмотренное
федеральным законодательством право интеллектуальной собственности
на электронные документы, сданные на государственное хранение В
случае реорганизации Комиссии это право переходит к
правопреемнику, а в случае ее ликвидации - к Государственному
архиву Российской Федерации.
Комиссия имеет приоритетное право на использование документов,
переданных ею на государственное хранение, в том числе на их
первую публикацию.
XV. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
15.1. Личные дела членов Комиссии и работников Аппарата
Комиссии ведутся ведущим специалистом комиссии.
15.2. Личное дело состоит из следующих документов:
подлинник заявления и копия решения о приеме на работу или о
согласии на замещение вакантной должности государственной службы;
сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на
государственную должность или поступлении на федеральную
государственную службу (анкета утвержденного образца);
сведения, сообщенные членами Комиссии и работниками Аппарата
Комиссии об изменениях в анкетных данных (дополнение к анкете по
учету кадров);
копии документов, подтверждающих профессиональное образование,
повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания,
если таковые имеются;
сведения о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему
на праве собственности (в том числе на праве общей собственности);
справка о соблюдении ограничений, связанных с государственной
службой;
медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием
отсутствия противопоказаний к нахождению на федеральной
государственной службе;
копия трудовой книжки или документа, подтверждающего
прохождение военной или иной службы;
личное заявление о согласии на перемещение на другую должность;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной
государственной должности федеральной государственной службы (если
гражданин принят на государственную службу по результатам
конкурса) либо испытательного срока, если таковой устанавливался;
копии решений о присвоении государственных наград, присуждении
почетных и специальных званий, государственных премий, если
таковые имеются;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,
составляющим государственную или охраняемую законом тайну, если
исполнение работником служебных обязанностей связано с
использованием таких сведений;
справка об ознакомлении работника Аппарата Комиссии с
документами его личного дела;
аттестационный лист работника Аппарата Комиссии, прошедшего
аттестацию, и отзыв о нем;
копии решений о присвоении работнику квалификационного разряда
(классного чина), воинского или специального звания;
копии решений о поощрении работника Аппарата Комиссии, а также
копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания
(последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания).
15.3. Документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке по мере их поступления.
15.4. При прекращении государственной службы в связи с выходом
на государственную пенсию в личное дело работника Аппарата
Комиссии, имеющего право на доплату к государственной пенсии,
помещается копия распоряжения об установлении ему доплаты к
пенсии, копия решения Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации о назначении доплаты к государственной пенсии
и другие документы, на основании которых такая доплата
устанавливается (расчет стажа государственной службы, дающего
право на доплату, копия заявления государственного служащего об
установлении доплаты, копия справки из бухгалтерии о денежном
содержании, копия справки из муниципальных управлений социальной
защиты населения о размере получаемой пенсии).
15.5. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело,
конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о
его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения
председателя Комиссии о прекращении государственной службы в связи
со смертью.
15.6. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в
обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом
углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела
помещается заверительный лист.
На документы личного дела составляется внутренняя опись,
которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.
15.7. Личные дела лиц, освобожденных от работы в Аппарате
Комиссии в связи с прекращением ими федеральной государственной
службы, хранятся у секретаря комиссии.
15.8. На личные дела составляется опись в двух экземплярах в
алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат
дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных
в архив Комиссии дел. Опись дел подписывается ведущим специалистом
комиссии и секретарем комиссии.
15.9. При переходе работника Аппарата Комиссии на работу в
другой государственный орган на другую государственную должность
федеральной государственной службы, а также при назначении его на
государственную должность Амурской области или при переводе на
другую государственную должность области, федеральной
государственной службы в другом областном, федеральном
государственном органе его личное дело передается по новому месту
замещения государственной должности Амурской области или
государственной должности Амурской области, федеральной
государственной службы.
15.10. Копии дел лиц, замещающих государственные должности
Амурской области и государственные должности областной
государственной службы, назначение и освобождение которых
осуществляются в соответствии с Федеральным законом "Об основных
гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме
граждан Российской Федерации" Главой Администрации Амурской
области и Амурским областным Советом народных депутатов
соответственно направляются в отдел кадров администрации Амурской
области и областной Совет народных депутатов.
XVI. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
16.1. Члены Комиссии и работники Аппарата Комиссии несут
персональную ответственность за соблюдение требований настоящей
Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
16.2. За разглашение информации ограниченного распространения,
а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими
такую информацию, работники комиссии могут быть привлечены к
дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством
Российской Федерации ответственности.
16.3. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией
правил и порядка работы с документами возлагается на секретаря
Комиссии.
|
